KSeF pentru transportatorii care facturează clienți polonezi: cine emite, de când

Din 2026, facturile emise în Polonia trec obligatoriu prin KSeF (Krajowy System e-Faktur), sistemul național de e-facturare. Pentru transportatorii români contează unde e stabilit vânzătorul: un transportator polonez și unul român care facturează același client polonez sunt în situații diferite.

KSeF e obligatoriu la emitere din 1 februarie 2026 pentru contribuabilii a căror cifră de vânzări din 2024 (cu TVA) a depășit 200 de milioane PLN și din 1 aprilie 2026 pentru toți ceilalți. Vânzătorii cu vânzări lunare facturate de până la 10.000 PLN brut pot emite în afara KSeF până la sfârșitul lui 2026. Primirea facturilor prin KSeF e obligatorie pentru toți contribuabilii din 1 februarie 2026.

Paginile KSeF ale Ministerului Finanțelor exclud de la obligație trei categorii: contribuabilii fără sediu și fără loc fix de desfășurare a activității în Polonia, contribuabilii cu un loc fix în Polonia care nu participă la livrarea sau serviciul documentat prin factură și vânzările către persoane fizice care nu desfășoară activitate economică. Toți ceilalți care emit o factură cu TVA în Polonia folosesc KSeF.

Transportatorul polonez cu client polonez e deci obligat, de la datele de mai sus. Rămâne obligat și când facturează un client din străinătate: FAQ-ul spune că facturile pentru livrări intracomunitare, exporturi și servicii către firme din străinătate se emit în KSeF și ajung apoi la cumpărătorul străin într-o formă convenită, de exemplu un PDF sau o listare cu numărul KSeF și codul QR.

Transportatorul român, bulgar sau maghiar fără sediu în Polonia, cu client polonez, e în afara obligației. La un serviciu de transport B2B, TVA-ul îl datorează de regulă cumpărătorul polonez, iar factura se poate emite în afara KSeF, pe hârtie sau electronic. Situația se schimbă dacă transportatorul are în Polonia un loc fix care participă la serviciu; în explicațiile sale, Ministerul urmărește dacă locul e suficient de stabil și dacă are personalul și mijloacele tehnice pentru a participa.

Când un client polonez cere „factura în KSeF", cererea e comercială. Emiterea voluntară e permisă, iar dacă merită efortul hotărăsc tratamentul TVA și contabilul.

Factura KSeF e un XML structurat, FA(3), iar PDF-ul e doar o vizualizare. După ce KSeF atribuie numărul, vânzătorul îi poate da cumpărătorului o vizualizare cu numărul KSeF și un cod QR. Pentru cumpărător, data la care KSeF atribuie numărul e data primirii facturii. Emiterea se face online, în timp real; în modul „offline24", factura ajunge în KSeF cel târziu în ziua lucrătoare următoare, iar o defecțiune anunțată a KSeF permite modul de urgență. Facturile se emit cu token sau certificat, iar emitentul răspunde pentru ce se emite cu ele. Termenul de emitere rămâne ziua de 15 a lunii următoare.

Conform legii în vigoare, sancțiunile se aplică din 1 ianuarie 2027 și privesc neemiterea unei facturi structurate în KSeF, emiterea în afara șablonului în timpul unei defecțiuni și trimiterea târzie a unei facturi offline. Ministerul spune clar că erorile KSeF nu se sancționează între 1 februarie și 31 decembrie 2026 și pune accentul pe informare. Pe 20 octombrie 2026, guvernul polonez a adoptat un proiect care mută începutul sancțiunilor la 1 ianuarie 2028 și l-a trimis în parlament. La 1 noiembrie 2026 e încă proiect, nu lege, iar obligația de a folosi KSeF rămâne.

Asta face din perioada fără sancțiuni momentul potrivit pentru găsit problemele, pentru firmele obligate: transportatorii polonezi și cei cu un loc fix în Polonia care participă la serviciu. Contabilul stabilește cine din firmă are datele de acces la KSeF și dacă se folosește token sau certificat. NIP-ul și denumirea legală a fiecărui client se compară cu datele de bază, iar cu clienții străini se convine forma în care primesc factura, de obicei un PDF cu numărul KSeF și codul QR. Corecțiile se pregătesc din timp, pentru că nota de credit devine factură corectivă în KSeF, iar anunțurile de defecțiune merită urmărite, fiindcă schimbă felul în care se livrează factura. Problemele tipice sunt NIP-uri care nu se potrivesc, date lipsă ale cumpărătorului și cazurile neobișnuite de TVA, cum sunt serviciile cu taxare inversă.

Druma trimite facturi în KSeF pentru operatorii care facturează sub un număr de TVA polonez, pe interfața KSeF 2.0. Mediul se alege pentru fiecare companie (test, demo sau producție), iar conectarea se face cu token KSeF sau cu certificatul propriu. Druma construiește documentul FA(3), îl trimite în KSeF într-o singură sesiune pentru fiecare lot trimis și citește verdictul, păstrează confirmarea oficială (UPO) și tipărește pe factură numărul KSeF și codul QR. O factură respinsă arată explicația KSeF, iar facturile corective și cele consolidate pe mai multe comenzi sunt acceptate.

Pentru un cumpărător străin, e-mailul pleacă abia după ce KSeF acceptă factura, deci PDF-ul are deja numărul KSeF și codul QR. La facturile în valută cu TVA polonez, Druma folosește cursul Băncii Naționale a Poloniei și exportă evidențele JPK_V7M de care are nevoie contabilul. La 25 octombrie 2026, depunerea în KSeF din Druma fusese validată în mediul de test al KSeF, iar niciun operator polonez nu o folosea încă în producție; restul facturării e descris la finanțe și facturare.