KSeF dotyczy polskich przewoźników. Zagraniczni sprzedawcy zwykle są poza obowiązkiem

Polski przewoźnik wystawia dziś faktury za transport w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. Przewoźnik z Rumunii czy Węgier, który fakturuje tego samego polskiego klienta, zwykle nie musi. Decyduje miejsce siedziby sprzedawcy, a zasady opisuje Ministerstwo Finansów na stronach KSeF.

Od lutego i kwietnia 2026 r.

KSeF jest obowiązkowy przy wystawianiu faktur w Polsce od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. (wraz z podatkiem) przekroczyła 200 mln zł. Wszyscy pozostali wchodzą od 1 kwietnia 2026 r. Sprzedawcy z miesięczną sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF

Według Ministerstwa poza obowiązkowym zakresem są trzy grupy: podatnicy bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce; podatnicy ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie lub usłudze udokumentowanej fakturą; oraz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Pozostali podatnicy wystawiający faktury VAT w Polsce korzystają z KSeF. Podatnik zagraniczny spoza obowiązku może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie.

W transporcie wygląda to tak. Polski przewoźnik fakturujący polskiego klienta podlega obowiązkowi, z terminami podanymi wyżej. Polski przewoźnik fakturujący klienta za granicą też: Ministerstwo wskazuje, że faktury za wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, eksport i usługi dla zagranicznych przedsiębiorców wystawia się w KSeF. Nabywca zagraniczny dostaje je w uzgodnionej formie, na przykład jako PDF lub wydruk z numerem KSeF i kodem QR.

Przewoźnik z Rumunii, Bułgarii lub Węgier bez polskiego oddziału, fakturujący polskiego klienta, jest poza obowiązkiem. Przy usłudze transportowej B2B VAT rozlicza zwykle polski nabywca, a fakturę można wystawić poza KSeF, na papierze lub elektronicznie. Inaczej jest, gdy w Polsce działa stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczące w usłudze. Według objaśnień podatkowych liczy się to, czy jest wystarczająco trwałe i czy ma zaplecze osobowe i techniczne.

Spedytor, który zleca ładunek zagranicznemu przewoźnikowi, nie może żądać faktury z KSeF jako obowiązku prawnego, bo przewoźnik jest poza obowiązkiem. Może o nią poprosić jako o ustalenie handlowe, a dobrowolne wystawianie jest dopuszczalne. Czy to się opłaca, zależy od rozliczeń VAT i oceny księgowego.

Co KSeF zmienia w fakturowaniu

Fakturą jest ustrukturyzowany plik XML, FA(3). PDF to wizualizacja, którą po nadaniu numeru KSeF sprzedawca może przekazać nabywcy razem z numerem i kodem QR. Wystawianie odbywa się online, w czasie rzeczywistym. W trybie offline24 fakturę wysyła się do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a ogłoszona awaria KSeF pozwala wystawiać faktury w trybie awaryjnym. Za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF.

Faktury wystawia się tokenem lub certyfikatem, a za użycie tych danych odpowiada wystawca. Termin wystawienia faktury się nie zmienia: to nadal 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy.

Kary od 2027 r., ale projekt przesuwa je na 2028 r.

Według obecnych przepisów sankcje za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, wystawienie jej niezgodnie ze wzorem podczas awarii albo niewysłanie faktury offline w terminie obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Art. 106ni przewiduje do 100 proc. VAT wykazanego na takiej fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Ministerstwo pisze wyraźnie, że błędy w KSeF nie są karane od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r., i zapowiada, że ten rok poświęci przede wszystkim edukacji. Rząd przyjął 20 października 2026 r. projekt, który przesuwa początek kar na 1 stycznia 2028 r., i skierował go do Sejmu. Stan na 1 listopada 2026 r.: to wciąż projekt, a nie obowiązujące prawo. Obowiązek korzystania z KSeF pozostaje bez względu na termin kar. Polski przewoźnik może ten czas przeznaczyć na wyłapanie problemów: NIP-ów klientów, które się nie zgadzają, brakujących danych nabywcy, nietypowych przypadków VAT, jak usługi rozliczane metodą odwrotnego obciążenia.

KSeF w Drumie

Druma wysyła do KSeF faktury firm rozliczających się z polskim NIP-em, przez interfejs KSeF 2.0. Środowisko (testowe, demo lub produkcyjne) ustawia się osobno dla każdej firmy, a połączenie zestawia się tokenem KSeF albo własnym certyfikatem firmy. Druma buduje dokument FA(3), wysyła każdą paczkę faktur w jednej sesji i odczytuje wynik. Zapisuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), drukuje na fakturze numer KSeF oraz kod QR, a przy odrzuconej fakturze pokazuje uzasadnienie podane przez KSeF. Obsługiwane są faktury korygujące i zbiorcze obejmujące wiele zleceń. E-mail do nabywcy zagranicznego wychodzi dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF, więc wysłany PDF ma już numer KSeF i kod QR. Druma korzysta też z kursu Narodowego Banku Polskiego przy fakturach walutowych z polskim VAT i eksportuje pliki JPK_V7M potrzebne księgowemu (finanse i fakturowanie).

Stan na październik 2026 r.: wysyłka do KSeF w Drumie przeszła walidację w środowisku testowym KSeF, a żaden polski przewoźnik nie korzysta z niej jeszcze produkcyjnie.

Przed pierwszą fakturą w KSeF

Trzeba ustalić, kto w firmie odpowiada za dostęp do KSeF i czy firma korzysta z tokenu, czy z certyfikatu. Warto porównać NIP i nazwę każdego klienta z danymi w bazie. Z klientami zagranicznymi należy uzgodnić, w jakiej formie dostaną fakturę; zwykle to PDF z numerem KSeF i kodem QR. Korekty trzeba uwzględnić od początku, bo w KSeF każda korekta to osobna faktura korygująca. Śledzenie komunikatów o awariach też się opłaca: od nich zależy sposób dostarczenia faktury.