Facturare electronică Peppol pentru B2B în Belgia
Druma verifică facturile B2B belgiene, le trimite în Peppol prin Recommand și urmărește livrarea; dacă Peppol eșuează, factura este trimisă pe e-mail.
Pregătim perioada de probă de 30 de zile după un scurt apel. Fără card.
De la 1 ianuarie 2026, o factură între două firme belgiene plătitoare de TVA trebuie să fie o factură electronică structurată. În practică, potrivit SPF Finances, ministerul federal belgian de finanțe, asta înseamnă Peppol. Un PDF atașat la e-mail nu mai este suficient. Pentru o firmă de transport cu sediul în Belgia care facturează expeditori belgieni, Druma este pregătit să trimită aceste facturi prin Peppol.
Trimiterea trece prin Recommand, punctul de acces Peppol folosit de Druma. Până în octombrie 2026, fluxul a fost testat integral doar în mediul sandbox al Recommand, iar nicio firmă nu l-a folosit încă în producție.
Transportatori fără sediu în Belgia
Un transportator din România sau Polonia care facturează unui expeditor belgian și nu are sediu în Belgia este în afara obligației, potrivit site-ului de facturare electronică al SPF Finances. Expeditorul poate cere totuși Peppol, pentru că departamentul lui de plăți lucrează așa. Același site consideră Peppol cu parteneri străini o alegere voluntară, pe care trebuie s-o facă ambele părți.
Pentru un astfel de transportator, Druma nu poate trimite azi facturi Peppol. Înregistrarea în Peppol din Druma cere un număr de întreprindere belgian (KBO) și un cod de TVA care începe cu BE.
Ce trimite Druma
Un transportator din Liège facturează o lună de curse de tip navetă pentru un expeditor din Anvers. Numărul comenzii de achiziție al expeditorului și propriile lui referințe de încărcare ajung în factură, așa că contabilul expeditorului o poate potrivi cu comanda fără niciun telefon.
IBAN-ul transportatorului intră la detaliile de plată. Referința de plată de lângă el este numărul facturii sau referința structurată OGM, când se adaugă una. Facturile centralizate pentru mai multe comenzi se trimit la fel, ca și notele de credit, fiecare cu trimitere la factura pe care o corectează.
Înainte de trimitere, Druma face propria verificare: structura după standardul EN 16931, cifrele de control ale numărului KBO și ale codului de TVA, atât pentru firmă, cât și pentru cumpărător, plus OGM-ul, când există. O adresă a cumpărătorului fără stradă, localitate, cod poștal sau țară este oprită cu un mesaj, pentru că Recommand ar refuza-o.
O factură este marcată ca livrată doar când Recommand raportează că a plecat prin Peppol. Dacă raportul lipsește după 48 de ore, Druma afișează o notificare.
Dacă Peppol eșuează sau cumpărătorul nu este în rețea, factura este trimisă pe e-mail. E-mailul are rolul ca clientul să aibă totuși factura, dar nu îndeplinește obligația Peppol din Belgia. Dispecerul repară cauza eșecului sau obține identificatorul Peppol al clientului și retrimite factura prin Peppol. Dacă și e-mailul eșuează după mai multe încercări, Druma îi anunță pe dispecerii firmei să trimită factura manual.
Întrebări pe care le primim
Ce trebuie pregătit înainte de prima factură?
Numărul de întreprindere belgian (KBO) și codul de TVA BE se înregistrează o singură dată în Setări, iar verificarea se finalizează prin linkul trimis de Recommand; până atunci, orice trimitere este refuzată. Înainte de înregistrare, Druma verifică cifra de control a numărului KBO și faptul că codul de TVA este BE urmat de aceleași cifre, pentru că un identificator Peppol înregistrat pe un număr greșit rămâne rezervat, iar firma reală nu îl mai poate prelua.
Cereți fiecărui client belgian identificatorul Peppol și verificați-l în directorul public Peppol. Referința de comandă a clientului se trece pe fiecare comandă, pentru că factura preia de acolo referința cumpărătorului.
Poate primi clientul factura și pe e-mail?
Da. Copia pe e-mail se setează pentru fiecare client. Dezactivarea ei nu oprește trimiterea de rezervă: dacă Peppol eșuează sau clientul nu este în rețea, factura este trimisă tot pe e-mail. Copia pe e-mail nu înlocuiește factura Peppol.
Ce este OGM?
Referința de plată structurată belgiană, scrisă +++123/4567/89012+++, cu care banca clientului leagă plata de factură. Este opțională. Când se adaugă un OGM, Druma verifică formatul și cifra de control modulo 97 înainte de trimitere.
Se trimite prin Peppol o factură emisă în numele nostru de o platformă de transport?
Nu. Un document de autofacturare, de exemplu o notă de credit de la sennder, se înregistrează în Druma și nu se trimite niciodată prin Peppol.