KSeF pentru transportatorii care facturează în Polonia

Un transportator polonez își emite facturile în KSeF, atât pentru clienții din Polonia, cât și pentru firmele din străinătate: livrările intracomunitare, exporturile și serviciile către firme străine trec tot prin KSeF. Emiterea este obligatorie de la 1 februarie 2026 pentru contribuabilii cu vânzări de peste 200 de milioane PLN în 2024, iar de la 1 aprilie 2026 pentru toți ceilalți. Primirea facturilor prin KSeF este obligatorie pentru toată lumea de la 1 februarie 2026. Vânzătorii care facturează cel mult 10.000 PLN brut pe lună pot rămâne în afara KSeF până la sfârșitul lui 2026.

În legea actuală, sancțiunile se aplică de la 1 ianuarie 2027, potrivit Ministerului de Finanțe polonez. Un proiect de lege al guvernului, aflat în Sejm (documentul 3245), ar muta sancțiunile de la art. 106ni la 1 ianuarie 2028; la 1 noiembrie 2026 nu era încă lege. O firmă de transport din România sau Ungaria fără sediu în Polonia este, de regulă, în afara obligației; fiecare firmă își verifică situația pe paginile KSeF ale Ministerului.

Druma generează factura structurată poloneză și o transmite în KSeF sub NIP-ul entității care o emite. Până în octombrie 2026 funcția a fost folosită doar în mediul de test KSeF, cu date fictive.

Cum funcționează

Factura este un document FA(3), validat după schema XSD a Ministerului și transmis prin interfața KSeF 2.0. Mediul (test, demo sau producție) se alege separat pentru fiecare firmă. Conexiunea folosește un token KSeF sau certificatul propriu al firmei, iar Druma o testează în momentul în care este înregistrată.

Fiecare entitate care facturează transmite sub propriul NIP, cu propriile date de acces. Dacă datele de acces aparțin altui NIP, Druma refuză trimiterea.

KSeF răspunde asincron, așa că Druma cere periodic răspunsul. Dacă același fișier este trimis de două ori, KSeF răspunde „duplicat”, iar Druma tratează răspunsul ca acceptare, cu numărul primit de prima copie. Factura nu este înregistrată de două ori.

La acceptare, factura afișează numărul KSeF și codul QR (KOD I), iar Druma păstrează confirmarea oficială (UPO). Când KSeF respinge o factură, explicația Ministerului apare chiar pe factură.

O factură respinsă nu a fost niciodată înregistrată în KSeF, deci acolo nu e nimic de corectat. Se repară ce indică mesajul Ministerului, de obicei datele clientului sau ale propriei firme, apoi apasă „Reîncercare KSeF”. Druma reface fișierul din datele corectate și îl trimite din nou.

Facturile în euro cu TVA polonez folosesc cursul Băncii Naționale a Poloniei (NBP) din ultima zi lucrătoare dinaintea faptului generator. Dacă pentru acea zi nu există curs, factura nu se trimite.

O notă de credit poate corecta doar o factură acceptată de KSeF. Ea devine factură de corecție (KOR, în terminologia KSeF), cu trimitere la numărul KSeF al facturii originale. O factură centralizată pentru mai multe comenzi se transmite ca oricare alta.

E-mailul către client se trimite abia după acceptarea KSeF, așa că PDF-ul atașat poartă deja numărul KSeF și codul QR. Singura excepție este factura emisă offline.

Când KSeF nu funcționează

Druma poate emite factura offline, în modul offline24: clientul o primește imediat, iar Druma o transmite în KSeF până la următoarea zi lucrătoare din Polonia de după data emiterii. Copia facturii poartă două coduri QR: KOD I, marcat OFFLINE, și KOD II, marcat CERTYFIKAT. KOD II se semnează cu certificatul KSeF Offline al firmei, emis gratuit de Minister. Certificatul se încarcă în Setări sau se solicită de acolo de la KSeF, dacă firma se conectează cu certificat KSeF, nu cu token.

Cu setarea „Emitere offline când KSeF nu este disponibil” activă, cum este implicit după adăugarea certificatului, emiterea offline pornește singură, dar numai când KSeF nu poate fi contactat înainte ca factura să ajungă acolo. O factură respinsă sau invalidă nu se emite niciodată offline. O factură reținută în coadă se poate trece și manual în modul offline. Lista de facturi o marchează „Offline”, cu data până la care trebuie transmisă în KSeF.

După emitere, fișierul nu se mai poate modifica. Druma trimite în KSeF același fișier. La acceptare, copiile afișează numărul KSeF și renunță la KOD II; clientul nu primește un al doilea e-mail. În JPK_V7M, o factură offline fără număr se marchează OFF, iar după ce primește numărul se raportează cu numărul KSeF.

Dacă KSeF respinge transmiterea întârziată dintr-un motiv tehnic, de exemplu o eroare de format, cine emite factura apasă „Corecție tehnică” pe factură. Druma reface fișierul, verifică dacă a rămas același conținut și îl trimite o singură dată, ca o corecție a fișierului respins. Copia clientului și codurile QR rămân neschimbate. O respingere legată de permisiuni se rezolvă mai întâi în KSeF.

Data de transmitere urmează anunțurile Ministerului, din fluxul KSeF Latarnia și din notele tehnice. Druma nu hotărăște niciodată singur că KSeF a căzut. După o indisponibilitate anunțată, factura se transmite în următoarea zi lucrătoare de după încheierea ei, după o defecțiune în 7 zile lucrătoare de la încheierea ei, iar după o defecțiune totală nu mai trebuie transmis nimic. Biroul primește o alertă în ziua termenului și în fiecare zi lucrătoare de întârziere.

O acceptare în test sau demo nu are efect juridic. Druma ține aceste numere în afara exportului JPK_V7M și a exporturilor contabile, unde contează doar acceptarea în producție.