Klient z Antwerpii prosi o Peppol. Polska firma nie musi go używać
Polski przewoźnik bez siedziby w Belgii jest poza obowiązkiem Peppol. Druma wysyła przez Peppol tylko z belgijskim numerem KBO i VAT, dotąd wyłącznie testowo.
Po krótkiej rozmowie uruchamiamy 30-dniowy okres próbny. Bez karty.
Księgowość klienta z Antwerpii pisze, że od stycznia przyjmuje tylko faktury przez Peppol. Polski przewoźnik bez siedziby w Belgii nie ma takiego obowiązku. Od 1 stycznia 2026 r. dotyczy on faktur między dwiema belgijskimi firmami z VAT-em i w praktyce oznacza Peppol, bo PDF w e-mailu przestał tam wystarczać. Belgijskie ministerstwo finansów (FPS Finance) pisze, że Peppol z partnerem zagranicznym jest dobrowolny i muszą go wybrać obie strony.
Peppol to sieć wymiany faktur ustrukturyzowanych, w której firmy łączą się przez operatorów. Polska firma bez belgijskiej rejestracji dalej wystawia fakturę w KSeF i przekazuje ją klientowi w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF z numerem KSeF i kodem QR wysłany e-mailem.
Kiedy Druma może wysłać przez Peppol
Rejestracja wymaga belgijskiego numeru przedsiębiorstwa (KBO) i numeru VAT zaczynającego się od BE, a odbiorca też musi mieć taki numer VAT. Polska spółka bez obu numerów nie wyśle więc przez Drumę faktury Peppol. Wysyłka działa dla belgijskiego oddziału lub spółki z własnymi numerami.
Przed rejestracją Druma sprawdza sumę kontrolną KBO i to, czy numer VAT to BE z tymi samymi cyframi. Identyfikator Peppol zarejestrowany pod błędnym numerem zostaje zajęty i prawdziwa firma nie może go później przejąć.
Wysyłka idzie przez operatora Recommand. Do listopada 2026 r. cały proces sprawdzono wyłącznie w jego środowisku testowym, a prawdziwej faktury żadna firma jeszcze nie wysłała.
Co dostaje księgowość w Antwerpii
Belgijska spółka polskiego przewoźnika, z siedzibą w Liège, rozlicza miesiąc kursów wahadłowych dla klienta w Antwerpii. Numer zamówienia klienta i jego referencje ładunków są w fakturze, więc księgowość dopasuje ją do zlecenia bez telefonu. IBAN trafia do danych płatności, a referencją jest numer faktury albo strukturalna referencja OGM, jeśli firma ją dodała. Tą samą drogą idą faktury zbiorcze i faktury korygujące.
Przed wysyłką Druma sprawdza strukturę według EN 16931, sumy kontrolne numerów KBO i VAT obu stron oraz OGM. Adres odbiorcy bez ulicy, miasta, kodu lub kraju zatrzymuje fakturę z komunikatem, bo operator i tak by ją odrzucił.
Faktura dostaje status dostarczonej dopiero wtedy, gdy Recommand zgłosi wysyłkę przez Peppol, a bez takiego zgłoszenia po 48 godzinach pojawia się powiadomienie.
Gdy Peppol zawiedzie albo odbiorcy nie ma w sieci, faktura idzie e-mailem. To tylko kopia dla klienta, która nie spełnia belgijskiego obowiązku. Biuro usuwa przyczynę albo zdobywa identyfikator Peppol klienta i wysyła fakturę ponownie. Gdy po kilku próbach e-mail też nie dojdzie, biuro dostaje informację, że fakturę trzeba wysłać ręcznie.
Pytania, które słyszymy
Czy klient może wymagać od polskiej firmy Peppolu?
Przepis go do tego nie uprawnia, bo według FPS Finance Peppol z partnerem zagranicznym to wybór obu stron. Warunki współpracy to już sprawa umowy z klientem.
Co przygotować przed pierwszą fakturą?
Numer KBO i numer VAT z prefiksem BE wpisuje się raz w Ustawieniach, a weryfikację kończy się przez link od operatora. Do tego czasu każda wysyłka jest odrzucana. Od każdego belgijskiego klienta potrzebny jest identyfikator Peppol, a na zleceniu jego numer zamówienia. Identyfikator najlepiej sprawdzić w publicznym katalogu Peppol.
Czy klient może dostać fakturę także e-mailem?
Tak. Kopię e-mailową ustawia się dla każdego klienta. Jej wyłączenie nie zatrzymuje wysyłki awaryjnej, bo gdy Peppol zawiedzie, faktura i tak idzie e-mailem.
Co to jest OGM?
Belgijska strukturalna referencja płatności w postaci +++123/4567/89012+++, po której bank klienta dopasowuje przelew. Jest opcjonalna, a Druma sprawdza jej format i sumę kontrolną mod-97.
Czy dokument wystawiony przez platformę w imieniu przewoźnika idzie przez Peppol?
Nie. Dokument samofakturowania, na przykład nota od firmy sennder, jest tylko rejestrowany w Drumie.