JPK_V7M i Comarch Optima. Księgowość dostaje plik co miesiąc

Biuro rachunkowe pyta o sprzedaż za październik. Druma nie ma API do Comarch ERP Optima, więc sprzedaż przechodzi plikiem. To część sprzedażowa JPK_V7M(3), miesięcznej ewidencji VAT składanej do 25. dnia następnego miesiąca. Zakupy pochodzą już z Optimy.

Plik odpowiada schematowi Ministerstwa Finansów opublikowanemu 19 grudnia 2025 r., a Druma sprawdza go na tym schemacie w swoich testach. Samego importu do Optimy nie sprawdzała. Księgowość wczytuje plik w Rejestrach VAT, przez import do rejestru.

Na co księgowość ma spojrzeć w pliku

Schemat wymaga jednego znacznika KSeF przy każdym wierszu sprzedaży. Faktura przyjęta przez produkcyjny KSeF ma swój numer, a wystawiona poza KSeF oznaczenie BFK. Oznaczenie OFF dostaje tylko faktura wystawiona offline, która nie ma jeszcze numeru, a ponowny eksport miesiąca wpisuje numer. Gdy faktura poszła do KSeF, ale numer nie wrócił, Druma wstrzymuje cały eksport i wymienia takie faktury. To samo dotyczy faktury wysłanej przyciskiem „Wyślij bez KSeF”, więc plik powstanie dopiero po nadaniu numerów.

Faktura na 1500 euro od przewoźnika z Poznania dla niemieckiego klienta za ładunek do Hamburga trafia do K_11 i K_12, jak wymaga schemat, bez polskiego VAT-u, bo usługa jest opodatkowana w Niemczech. Przy kursie 4,2700 oba pola mają 6405,00 zł. Traktowanie VAT-u każdego rodzaju faktury trzeba potwierdzić z księgowością przed pierwszą wysyłką, bo pola wynikają z tej decyzji.

Kurs to tabela A NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą wybraną w ustawieniach: wystawienia faktury albo dostawy. Zostaje przy fakturze razem z numerem tabeli, więc eksport października powtórzony w grudniu daje tę samą kwotę w złotych.

Dwóch rzeczy nie da się wyliczyć z danych i bez nich eksport się nie uruchomi: kodu urzędu skarbowego i e-maila kontaktowego do pliku. Wpisuje się je w Konfiguracji JPK.

Trzy drogi do Optimy

Plik XML można pobrać ręcznie z Kreatora eksportu.

Można też wybrać dzień miesiąca, od 1. do 25. Druma buduje wtedy poprzedni miesiąc i wysyła do księgowości link do pobrania, ważny 7 dni, a gdy pliku nie da się zbudować, e-mail podaje przyczynę.

Trzecia droga zaczyna się po stronie księgowości. Zadanie zaplanowane na komputerze z Optimą pobiera plik kluczem API przez zwykłe połączenie HTTPS, bez zmian w zaporze. Jeden klucz obsługuje kilka firm, a każde zapytanie wskazuje, której dotyczy.

Koszty na konto, dział i pojazd

Ani KSeF, ani JPK nie przeniosą do Optimy konta kosztowego, działu i pojazdu dla pojedynczego dokumentu. Druma daje więc księgowości osobny plik podziału kosztów, w walucie dokumentu i w złotych. Gotowy, nieedytowalny szablon Comarch Optima v1 ma polskie nagłówki i kodowanie Windows-1250. Pokazuje się po włączeniu przełącznika Optimy w Ustawieniach, a pozostałe firmy dostają ogólny CSV.

Księgowość powinna przejrzeć listę wyjątków na stronie przekazania: wiersze bez pojazdu z kartoteki Drumy i bez kursu. Plik można pobrać ręcznie, dostawać co miesiąc osobnym e-mailem albo pobierać kluczem API księgowości.

Inny program księgowy

Profil eksportu buduje plik pod import innego programu: separator, przecinek dziesiętny, format daty, kodowanie, kolumny i ich kolejność. Mapowanie kont zamienia stawkę VAT, typ konta, klienta lub usługę na numer konta z planu kont, a podgląd pokazuje pierwsze wiersze przed zapisaniem profilu.

Firma z rumuńską spółką ma też gotowe formaty SAGA i WinMENTOR. Proforma nie jest dokumentem podatkowym, więc nie trafia do żadnego eksportu.