Comenzile din e-mail, PDF și Excel ajung direct ca ciorne în Druma

Un expeditor din Germania trimite comanda de transport în PDF: încărcare la Arad joi, 24 de paleți, descărcare la Stuttgart sâmbătă, referința 4500123987 în antet. Dispecerul redirecționează e-mailul către adresa de comenzi a firmei în Druma. În Comenzi › Recepție apare o ciornă cu punctul de încărcare și cel de descărcare, cu ambele date, cei 24 de paleți, referința expeditorului și clientul deja identificat în lista firmei. Dispecerul deschide ciorna cu PDF-ul alături, compară câmpurile cu originalul și confirmă.

Când se transformă singură o ciornă în comandă

Implicit, nu se transformă. Confirmarea automată se poate activa la nivel de firmă. Chiar și atunci, o ciornă devine comandă confirmată doar dacă clientul este identificat exact și toate câmpurile obligatorii sunt completate. Identificarea exactă se face prin codul de TVA, printr-o adresă de e-mail a expeditorului înregistrată în fișa acelui client sau printr-o asociere făcută manual. Un client găsit după nume sau după domeniul de e-mail lasă comanda în ciornă, iar un client cu blocaj de credit nu este confirmat niciodată automat. Comanda păstrează motivul pentru care a fost confirmată sau nu, așa că dispecerul îl poate vedea și mai târziu.

Patru căi de intrare, o singură listă

Fiecare firmă are propria adresă de e-mail pentru comenzi. O ofertă de încărcătură redirecționată sau pusă în copie la această adresă devine ciornă, din textul e-mailului și din atașamente. Un e-mail cu trei comenzi dă trei ciorne, iar un răspuns din același fir se leagă de comanda căreia îi aparține.

Butonul „Scanare comandă” se află în bara de instrumente din Comenzi. Dispecerul încarcă un PDF, fotografia unei comenzi tipărite, un fișier Word sau un tabel, iar formularul de comandă nouă se deschide completat, cu originalul alături.

Extensia Druma pentru Outlook face dintr-un e-mail deschis o ciornă, cu un singur clic. O extensie de browser citește o încărcătură de pe o pagină a Bursei de Transport și arată o fișă de verificare înainte ca Druma să creeze ceva.

Tabelele pot intra prin adresa de comenzi sau prin „Scanare comandă”, iar fiecare rând devine o ciornă. Druma recunoaște antetele coloanelor în nouă limbi (română, poloneză, maghiară, cehă, slovacă, germană, olandeză, franceză și engleză) fără niciun model IA. Reține ordinea coloanelor pentru fiecare expeditor și o învață din nou când o coloană obligatorie se mută sau dispare. Sunt citite și fișierele CSV în codificările Windows-1250, 1251 și 1252.

Totul ajunge în Comenzi › Recepție, cu o etichetă care arată de unde a venit fiecare ciornă.

Verificarea unei ciorne

Documentele sunt citite de Google Gemini, prin punctul de acces din UE al Vertex AI. Pagina despre folosirea IA de pe acest site arată ce date se trimit și unde. Ciorna poartă eticheta „Ciornă IA” și un grad de încredere, în procente, care arată cât de sigur este Druma că a citit corect documentul. Cifra nu spune nimic despre încărcătura în sine.

Clienții sunt căutați în lista firmei. Un cod de TVA identic se potrivește automat, un nume apropiat este doar sugerat, iar un expeditor care lipsește din listă poate fi adăugat drept client nou direct din ciornă.

Un expeditor care trimite în fiecare săptămână același format primește propriul șablon de citire. Un model IA îl scrie o singură dată, din mai multe documente ale acelui expeditor. De atunci comenzile lui se citesc fără model, mai repede și cu același rezultat de fiecare dată, iar corecturile dispecerului îmbunătățesc șablonul.

Fiecare al 20-lea document de la acel expeditor trece totuși prin model, ca verificare. Dacă șablonul greșește la trei din ultimele 20 de documente, este retras: documentele expeditorului se întorc la modelul IA, iar din exemple se scrie un șablon nou.