KSeF w transporcie. Faktura z zamkniętego zlecenia idzie do klienta już z numerem KSeF
Polski przewoźnik wystawia faktury w KSeF także dla klientów zagranicznych. Druma buduje fakturę FA(3) z zamkniętego zlecenia, wysyła ją pod NIP-em firmy i zapisuje UPO. W październiku 2026 r. proces sprawdzono w środowisku testowym KSeF, a żaden polski przewoźnik nie wysłał tak jeszcze faktury do produkcyjnego KSeF.
Gdzie KSeF uderza w firmę transportową
- Faktura wystawiona poza KSeF, gdy zaczną obowiązywać kary: do 100 proc. VAT z takiej faktury.
- Frachty w euro z polskim VAT-em, przy których musi się zgadzać kurs NBP.
- Faktury dla firm z Niemiec czy Czech. One też idą przez KSeF.
- Awaria KSeF w dniu, w którym biuro wystawia faktury za cały tydzień.
- Odrzucona faktura, o której księgowa dowiaduje się po terminie.
Kto i od kiedy wystawia w KSeF
Według Ministerstwa Finansów wystawianie jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Odbiór obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r. Sprzedawca, którego miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto, może zostać poza KSeF do końca 2026 r. Firma bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce jest poza obowiązkiem i korzysta z KSeF dobrowolnie.
Kary z art. 106ni: 2027 czy 2028
Według obecnych przepisów kary zaczynają obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Art. 106ni przewiduje do 100 proc. VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Ta druga granica dotyczy zwykle frachtu dla klienta z innego kraju UE. Rządowy projekt z 20 października 2026 r. (druk sejmowy nr 3245) przesuwa kary z art. 106ni na 1 stycznia 2028 r. Stan na 1 listopada 2026 r.: projekt jest po pierwszym czytaniu z 21 października, leży w Komisji Finansów Publicznych i nie został uchwalony. Wyjątek dla sprzedawców do 10 000 zł brutto i tak kończy się 1 stycznia 2027 r.
Droga faktury od zlecenia do UPO
KSeF odpowiada z opóźnieniem, więc Druma sama odpytuje system o wynik. Gdy ten sam plik pójdzie dwa razy, odpowiedź „duplikat” liczy się jako przyjęcie, z numerem pierwszej kopii.
- Faktura FA(3) powstaje z zamkniętego zlecenia, przechodzi kontrolę według schematu XSD Ministerstwa i idzie przez API KSeF 2.0
- Połączenie przez token KSeF albo certyfikat, osobno dla każdego NIP-u. Dane dostępowe z innego NIP-u Druma odrzuca
- Po przyjęciu faktura ma numer KSeF i kod QR (KOD I), a UPO zostaje zapisane
- Klient dostaje PDF dopiero po przyjęciu, z numerem i kodem QR
- Przy odrzuceniu widać komunikat Ministerstwa. Po poprawieniu danych faktura idzie ponownie
- Faktura korygująca (KOR) wskazuje numer KSeF oryginału
Klienci zagraniczni i frachty w euro
Polska firma wystawia w KSeF także usługi dla firm zagranicznych. Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatności rusza 1 stycznia 2027 r. i według Ministerstwa Finansów nie obejmuje płatnika zagranicznego. Do faktury w euro z polskim VAT-em Druma bierze kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Bez kursu nie zostanie wysłana. Sposób opodatkowania można zmienić na fakturze, ale kwalifikację każdego przewozu międzynarodowego trzeba ustalić z księgową.
Gdy KSeF nie odpowiada
Tryb offline24 wymaga certyfikatu KSeF Offline, który Ministerstwo wydaje bezpłatnie. Przy włączonym ustawieniu Druma wystawia fakturę offline, gdy KSeF jest nieosiągalny. Klient dostaje ją od razu, z dwoma kodami QR (KOD I z oznaczeniem OFFLINE i KOD II z oznaczeniem CERTYFIKAT), a plik trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Faktura odrzucona nie przechodzi w tryb offline.
Ogłoszenia o awariach i korekta techniczna
Druma odczytuje ogłoszenia Ministerstwa o awariach z Latarni i BIP, a potem sama przesuwa termin na ekranie. Gdy KSeF odrzuci fakturę offline z przyczyn technicznych, biuro uruchamia korektę techniczną i ta sama treść idzie ponownie w poprawnym formacie.
Najczęstsze pytania
Czy przewoźnik musi wystawiać w KSeF faktury dla klientów zagranicznych?
Tak, jeśli ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Ministerstwo Finansów wymienia usługi dla firm zagranicznych wśród faktur wystawianych w KSeF. Poza systemem zostaje sprzedaż dla konsumentów.
Od kiedy obowiązują kary za KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. według obecnych przepisów. Sejm pracuje nad rządowym projektem, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., i do 1 listopada 2026 r. go nie uchwalił.
Czy Druma działa już w produkcyjnym KSeF?
Nie. Do listopada 2026 r. faktury szły tylko do środowiska testowego KSeF, z fikcyjnymi danymi. Produkcja wymaga produkcyjnego tokenu firmy i pierwszej faktury przyjętej przez system.
Czy Druma odbiera faktury kosztowe z KSeF?
Nie. Druma wysyła faktury sprzedażowe i korygujące. Odbiór obowiązuje od 1 lutego 2026 r., więc firma załatwia go inną drogą, na przykład w programie księgowym.
Co się dzieje z fakturą przy awarii KSeF bez certyfikatu Offline?
Czeka w kolejce Drumy i jest ponawiana co 30 minut. Klient dostaje ją po przyjęciu. Przy awarii KSeF biuro może użyć opcji „Wyślij bez KSeF”: klient dostaje fakturę e-mailem bez numeru i kodu QR, a Druma zapisuje, kto i kiedy ją wysłał. Faktura nadal nie jest wtedy w KSeF, więc obowiązek jej przesłania zostaje po stronie firmy, a bez numeru KSeF Druma zablokuje ją w eksporcie JPK_V7M.
Zobacz także
Krótka rozmowa, potem 30 dni próby, bez karty płatniczej.