Role i uprawnienia. Każdy widzi i zmienia tylko swoją część

Spedytor śledzący auta potrzebuje ciężarówek w trasie i czasu pracy kierowców. Handlowiec potrzebuje cenników i ofert. Marży firmy żaden z nich nie potrzebuje. W Drumie każda osoba dostaje rolę, a rola decyduje, co widzi i co może zmienić.

Użytkownicy nie kosztują dodatkowo: pracownicy biura, kierowcy i użytkownicy klientów są bez limitu w każdym planie. Najlepiej dać każdej osobie najwęższą rolę, która obejmuje jej pracę.

Trzynaście ról dla firmy transportowej

Druma ma role wbudowane, które firma może przydzielić: Administrator firmy, Kluczowy użytkownik, Planista, Dyspozytor, Menedżer floty, Obsługa klienta, Sprzedaż, Finanse, Raportowanie, Planista zasobów i Mechanik dla biura i warsztatu oraz Kierowca i Klient.

Zakres kilku z nich:

• Dyspozytor śledzi auta, potwierdza przydziały czekające na potwierdzenie, zapisuje niepełne dostawy i pisze z kierowcami. Nie tworzy zleceń i nie widzi cen, marż ani faktur.
• Sprzedaż prowadzi cenniki, oferty i klientów, a wygraną ofertę zamienia w zlecenie, ale zapisanego zlecenia już nie zmieni.
• Rola Finanse obsługuje faktury, zaległości i uzgadnianie płatności i widzi koszt oraz marżę, ale nie planuje i niczego nie zmienia we flocie.
• Rola Raportowanie otwiera Stronę główną, Raporty i Finanse i widzi tam wszystkie liczby. Może zapisywać i udostępniać raporty, ale nie zmienia zleceń, faktur, pojazdów ani ustawień.
• Mechanik prowadzi zlecenia warsztatowe z telefonu albo wspólnego tabletu i widzi ilości części, nigdy cenę.

Jedna osoba może mieć kilka ról w tej samej firmie, a uprawnienia się sumują. Pracownik dwóch spółek z grupy może być Planistą w jednej i Dyspozytorem w drugiej, z jednym logowaniem.

Kto widzi pieniądze

Koszt i marża zlecenia, cena dla klienta, faktury, koszty warsztatu i raporty o konkretnych kierowcach to osobne uprawnienia. Planista widzi koszt, marżę i faktury, ale nie raporty o kierowcach. Obsługa klienta widzi cenę dla klienta i faktury, bez kosztu. Menedżer floty widzi koszty warsztatu i raporty o kierowcach, bez cen klientów. W Ustawieniach macierz ról i uprawnień zestawia to obok siebie, obszar po obszarze, z każdym uprawnieniem kryjącym się za komórką.

Własne role

Gdy żadna rola wbudowana nie pasuje, Administrator firmy tworzy własną: kopiuje najbliższą i zaznacza lub odznacza uprawnienia albo zaczyna od zera. Spedytor na nocnej zmianie, który może też przydzielać auta, to rola Dyspozytor z jednym dodatkowym polem. Obsługa klienta bez fakturowania to rola Obsługa klienta z dwoma odznaczonymi polami. Firma może mieć do 25 własnych ról.

Lista uprawnień jest pogrupowana według tych samych obszarów co macierz. Gdy jedno uprawnienie wymaga innego, lista to pokazuje. Nikt nie nada więcej, niż sam ma: uprawnienie, którego się nie ma, jest wyszarzone, a Druma odmawia przydzielenia roli, która je zawiera.

Sprawdzane przy każdym zapisie

Druma sprawdza uprawnienia przy każdym zapisie i przy każdej stronie danych, którą wysyła. Użytkownik, który obejdzie ukryty przycisk, i tak nie odczyta marży ani nie zapisze zlecenia. Po zmianie roli następny zapis już podlega nowym zasadom, a menu dostosowuje się po odświeżeniu lub ponownym logowaniu.

Dezaktywacja od razu odcina dostęp i wylogowuje osobę na wszystkich urządzeniach. Jej zlecenia i historia zostają. Asystent AI podłączony przez użytkownika działa z jego uprawnieniami i przestaje działać, gdy rola na to nie pozwala.

Klienci, podwykonawcy i kierowcy widzą swoją część

Osoby spoza biura nigdy nie dostają roli biurowej.

Użytkownik klienta jest przypisany do jednego klienta i widzi jego przesyłki, dokumenty, a przy dostępie do całego konta także ceny i faktury. Nigdy przesyłek innych klientów, kosztów przewoźnika ani notatek wewnętrznych. Podwykonawca otwiera jedno zlecenie z linku, z kodem wysłanym na adres zapisany dla jego firmy: bez konta i bez dostępu do reszty. Kierowca widzi w aplikacji tylko przydzielone mu kursy.

Klienci i podwykonawcy mogą zaprosić współpracownika, ale tylko do tego, co sami widzą, a przewoźnik widzi każde zaproszenie i może je cofnąć.

Kto co zmienił

Dziennik audytu pokazuje każde utworzenie, zmianę i usunięcie zleceń, faktur, klientów, ciężarówek i kierowców, z użytkownikiem, godziną i zmienionymi polami. Zamknięty rekord, na przykład dostarczone zlecenie albo wysłaną fakturę, poprawia się w Key User Hub z podaniem powodu, a korekta trafia do osobnego rejestru. Administrator firmy może wymagać logowania dwuskładnikowego dla biura; od kierowców, użytkowników klientów i mechaników nie jest wymagane.